Приём дел ответственным за производственный контроль: как составить акт приёма-передачи документов по ПБ
Утверждённой формы акта приёма-передачи документов по промышленной безопасности нет. Разбираем по шагам, как принять дела ответственного за производственный контроль: опись по разделам, сроки, предписания, годовой план, сведения о ПК, доступы и подписи — и почему раздел «чего нет» важнее всего остального.
Акт приёма-передачи документов по промышленной безопасности составляется в свободной форме: ни 116-ФЗ, ни Правила организации производственного контроля (ПП РФ от 18.12.2020 № 2168) его образец не устанавливают. Хороший акт — это опись документов по разделам, сроки по каждому срочному документу, статус открытых предписаний и отдельный перечень того, чего не оказалось. Последний раздел защищает нового ответственного сильнее всего остального.
Логика простая. С момента назначения на вас лежат функции из п. 13.1 Правил: подготовка положения о производственном контроле, разработка ежегодного плана мероприятий по обеспечению промышленной безопасности, контроль за исполнителями, подготовка и подача сведений о производственном контроле. Если не зафиксировать, в каком состоянии вы всё это получили, через полгода никто не вспомнит, что сведения за прошлый год не подавались ещё до вас.
Пошаговый порядок приёма дел ответственного за ПК
- Получите приказ о назначении и сверьте его с п. 11–12 Правил. В приказе должны быть названы ваши обязанности и объекты, на которые распространяется назначение. Сверьте себя с требованиями к ответственному: если, например, аттестация в области ПБ не пройдена или истекла, это первая строка в перечне открытых вопросов, а не повод молчать.
- Составьте опись документов по разделам. Не «папка № 3, 120 листов», а по смыслу: правоустанавливающие документы и регистрация ОПО; положение о производственном контроле и документы СУПБ; планы мероприятий и отчёты об их выполнении; акты проверок и предписания; заключения ЭПБ и техническая документация на технические устройства; ПМЛА; договоры страхования; документы об аттестации и обучении; журналы, наряды-допуски, приказы о назначении ответственных; переписка с Ростехнадзором. По каждому документу — реквизиты, дата, где хранится оригинал.
- Проверьте сроки. Для всего, у чего есть срок, запишите дату окончания: заключения ЭПБ и их внесение в реестр, ПМЛА, полисы страхования, аттестации, освидетельствования оборудования. Всё, что истекает в ближайшие три месяца, выделите отдельно.
- Разберите открытые предписания и годовой план мероприятий. По каждому пункту предписания — срок, статус и подтверждающий документ. По годовому плану — какие мероприятия выполнены, какие просрочены, какие ещё в сроке. Без этого вы не сможете выполнить обязанность из п. 13.1 — готовить следующий план по результатам проверок.
- Выясните состояние сведений о производственном контроле. Сведения подаются в Ростехнадзор ежегодно до 1 апреля. Нужны копия последних поданных сведений и подтверждение отправки. Если сведения не подавались, это фиксируется в акте с указанием года. Заодно соберите то, из чего будут готовиться следующие: результаты проверок за текущий год, сведения об инцидентах и несчастных случаях.
- Примите доступы. Личные кабинеты на порталах госорганов, служебная почта, через которую шла переписка с надзором, электронные копии документов, файлы с графиками и реестрами сроков. Электронная подпись предшественника оформлена на него лично и не передаётся: нужно выпустить свою и переоформить полномочия. Запишите в акт, какие доступы переданы, а какие требуют переоформления и кто за это отвечает.
- Зафиксируйте всё, чего нет. Отдельный раздел акта: «Не передано / не обнаружено». Конкретно: «положение о производственном контроле в действующей редакции не обнаружено», «подтверждение подачи сведений о ПК за такой-то год отсутствует», «заключение ЭПБ на такой-то сосуд не найдено». Обязанность исправлять это остаётся, но становится видно, с какого состояния вы начали.
- Подпишите и утвердите. Подписи передающего и принимающего, при возможности — непосредственного руководителя или члена комиссии. Акт утверждает руководитель организации. Один экземпляр остаётся у вас.
Примерная структура акта приёма-передачи документов по ПБ
Нормативной формы нет, поэтому ниже — рабочий вариант, который легко адаптировать под свою организацию.
| Раздел акта | Что в нём указать |
|---|---|
| Шапка | Наименование организации, дата, место, основание (приказ об увольнении или переводе, приказ о назначении) |
| Стороны | Передающий, принимающий, члены комиссии с должностями |
| Объекты | Перечень ОПО с регистрационными номерами и классами опасности |
| Опись документов | По разделам: наименование, реквизиты, количество листов, где оригинал |
| Сроки | Таблица документов с датой окончания действия |
| Предписания и план | Пункты предписаний и мероприятия годового плана со статусом |
| Сведения о ПК | Когда и как поданы последние, что готово для следующих |
| Доступы | Что передано, что нужно переоформить, кто отвечает |
| Не передано / не обнаружено | Конкретный перечень отсутствующих документов |
| Особые отметки | Замечания сторон, разногласия |
| Подписи и утверждение | Подписи сторон, утверждение руководителем |
Если предшественник уже уволился
Частая ситуация: ответственного назначают через месяц после ухода прежнего, и передавать дела некому. Тогда акт составляет комиссия, которую назначает руководитель: например, главный инженер, представитель кадровой службы и вы. Порядок тот же, только вместо «передал» — «обнаружено при осмотре». Раздел о том, чего нет, в таком акте обычно самый длинный, и это нормально.
Попросите руководителя распорядиться о доступе к почтовому ящику и рабочим папкам ушедшего сотрудника. Часть документов — особенно подтверждения подачи сведений и переписка с инспектором — существует только там.
Типичные ошибки при приёме дел по промбезопасности
- Принимать «шкафом». Подпись под фразой «документы переданы в полном объёме» без описи означает, что вы согласились с полнотой, которой нет.
- Писать «претензий не имею». На дату подписания вы не можете знать, есть ли претензии к содержанию. Корректнее: «приняты документы согласно описи».
- Проверять наличие, но не сроки. Заключение ЭПБ в папке есть, но срок дальнейшей эксплуатации истёк в прошлом месяце.
- Забыть про электронную часть. Через полгода выясняется, что подтверждения отправки сведений лежали в почте уволенного сотрудника, которую уже удалили.
- Откладывать акт. Через месяц работы граница между тем, что вы получили, и тем, что сделали сами, размывается.
Что делать сразу после подписания акта
Акт показывает, что есть и чего нет. Он не отвечает на вопрос, в порядке ли то, что есть: соответствует ли положение о ПК объектам, покрывает ли полис все объекты из реестра, актуален ли ПМЛА после последней реконструкции. На это уходят недели, которых у нового ответственного обычно нет.
Этот шаг можно ускорить. Загрузите переданные документы в «Блиц-аудит» НПИ «Недра»: отчёт о представленных документах сам покажет пробелы по 47 пунктам перечня — от учредительных документов и регистрации ОПО до ПМЛА, аттестаций и нарядов на газоопасные работы. Затем аудитор проверит содержание и пришлёт замечания прямо в заявке. Итоговый отчёт с электронной подписью — готовый список несоответствий и рекомендаций, который ложится в ваш первый план мероприятий по обеспечению промышленной безопасности.
Фото: Alan Murray-Rust, Wikimedia Commons, CC BY-SA 2.0
