Уволился ответственный за промышленную безопасность, а замены нет: что сделать в первую неделю

Ответственный за осуществление производственного контроля уволился, преемника нет, дела принимать некому — и выясняется, что половина документов лежала у него в личном ноутбуке, а пароли от кабинетов знал только он. На фоне сокращений в отрасли такая ситуация встречается всё чаще: специалист уходит быстро, иногда без отработки, и передача дел не происходит вовсе.

Вакансия не приостанавливает обязанности эксплуатирующей организации ни на день. С точки зрения Федерального закона № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» объект продолжает эксплуатироваться, а значит производственный контроль должен осуществляться, ответственные лица должны быть назначены, сроки должны соблюдаться. Ниже — порядок действий на первую неделю, когда передавать дела некому и картину приходится восстанавливать по документам.

Порядок действий: девять шагов

1. В первый же день закройте приказ о назначении. Найдите среди работающих сотрудников того, у кого есть действующая аттестация по промышленной безопасности, и издайте приказ о возложении обязанностей ответственного за осуществление производственного контроля. Одновременно проверьте приказы о лицах, ответственных за безопасную эксплуатацию конкретных объектов — если уволившийся закрывал и эти роли, они тоже стали пустыми. Возложение дополнительных обязанностей оформляется по трудовому законодательству: письменное согласие работника, дополнительное соглашение, доплата. Приказ без согласия работника оспорим, а значит ненадёжен.
2. Сверьте область аттестации под свои виды ОПО. Само наличие удостоверения ничего не решает — важно совпадение областей. Общие требования промышленной безопасности нужны всем, а к ним добавляются специальные области по видам объектов и работ: горные работы, оборудование под давлением, подъёмные сооружения, газораспределение и газопотребление, взрывопожароопасные производства и так далее. Если совпадения нет, назначение всё равно оформляется — эксплуатация без ответственного лица хуже, — но одновременно запускается внеочередная аттестация, и это фиксируется в том же приказе отдельным пунктом со сроком.
3. Восстановите доступы в тот же день. Заблокируйте учётную запись уволившегося и переоформите на нового ответственного: личные кабинеты на порталах надзорных органов, доступ к системе электронного документооборота, электронную подпись организации (личную подпись уволившегося использовать нельзя ни при каких обстоятельствах), рабочую почту, к которой привязана переписка с экспертными и обучающими организациями, облачные папки с проектной и эксплуатационной документацией. Отдельно заберите служебный ноутбук и составьте акт о том, какие файлы на нём есть.
4. Соберите бумажный контур. Опишите актом, что физически находится в кабинете: журналы, папки, комплекты документации, печати, ключи. Акт подписывают минимум три человека. Именно этот документ потом отвечает на вопрос, почему часть материалов отсутствует, — и отделяет утрату при увольнении от утраты по вашей вине.
5. Проведите инвентаризацию сроков. Это главная работа недели. В одну таблицу сводятся все даты, после которых что-то перестаёт действовать: заключения экспертизы промышленной безопасности с датами внесения в реестр Ростехнадзора, аттестации руководителей и специалистов, обучение рабочих, договор обязательного страхования, лицензии, поверки средств измерений, сроки исполнения пунктов предписаний, плановые сроки по ПМЛА и тренировкам. Источники для восстановления, если бумаг нет: реестр ОПО и выписка из него, официальный сайт надзорного органа, бухгалтерия (договоры и акты покажут, кто и когда делал экспертизу и обучение), сами экспертные и обучающие организации — они хранят копии и выдают дубликаты.
6. Разделите таблицу на три группы. Просрочено — нарушение уже существует, счёт идёт на дни. Истекает в ближайшие 90 дней — горит. Остальное — плановая работа. Просроченное закрывается первым, независимо от бюджета и очереди в графике, потому что каждый день эксплуатации в этом состоянии добавляет к возможному предписанию ещё один эпизод.
7. Письменно доложите руководителю. Не устно в коридоре. Служебная записка с приложением таблицы: что обнаружено, что просрочено, какие риски это создаёт, что предлагается сделать и в какие сроки, какие ресурсы нужны. Записка регистрируется, копия с входящим номером остаётся у того, кто её подал. Это документ, который потом показывает, что организация узнала о проблеме и начала её решать, а не обнаружила её вместе с инспектором.
8. Запустите обучение и аттестацию преемника. Назначение по приказу — временная конструкция. Параллельно определите, кто будет закрывать роль постоянно, и отправьте его на подготовку с последующей аттестацией. Сразу закладывайте второго человека: практика показывает, что роль, замкнутая на одного, повторит текущую ситуацию при следующем увольнении. Учтите время: подготовка и аттестация занимают недели, а не дни, и рассчитывать нужно от даты, к которой удостоверение должно быть на руках.
9. Там, где компетенции нет, привлеките стороннюю организацию. Если назначенный работник объективно не тянет специальные вопросы — диагностирование, расчёты, разработку документации, — это закрывается договором с профильной организацией, а не героизмом. Передаётся методическая и техническая часть; принятие решений, допуск персонала и выдача нарядов-допусков остаются за работниками эксплуатирующей организации.

Как восстановить картину, когда документов нет

Отдельная беда ситуации без передачи дел — неизвестно, что вообще было. Восстанавливать разумно в таком порядке:

• Реестр ОПО. Выписка даёт официальный состав объектов, их класс опасности и признаки опасности. От неё отталкивается всё остальное: зная состав оборудования, вы знаете, по каким позициям обязана быть экспертиза.
• Бухгалтерия и договорный отдел. Договоры, счета и акты за последние пять лет показывают, какие экспертизы, диагностирования и обучения фактически оплачивались. По номеру договора экспертная организация выдаст копию заключения.
• Переписка с надзорным органом. Акты проверок и предписания за последние три года покажут, что уже предъявлялось предприятию и какие пункты числятся неустранёнными.
• Паспорта и эксплуатационная документация оборудования. По ним определяется назначенный срок службы и, соответственно, необходимость экспертизы.
• Опрос механиков и энергетиков участков. Люди на местах помнят, кто приезжал с приборами и когда, и это быстро сужает поиск.

Всё восстановленное сразу заносится в единую таблицу сроков — ту самую, из пятого шага. Она становится рабочим инструментом на годы вперёд и страхует от повторения истории.

Что делать с уже просроченным

Обнаруженная просроченная экспертиза — это не повод останавливать всё и ждать очереди. Это повод действовать быстро и параллельно: направить заявку на экспертизу, письменно зафиксировать компенсирующие меры на период до получения заключения (ограничение параметров работы узла, усиленный контроль, дополнительные осмотры) и доложить руководителю о рисках.

Скорость здесь имеет прямую цену. НПИ «Недра» держит для таких случаев сервис «Блиц-эксперт»: заявка оформляется онлайн, её сразу видят все эксперты института, аттестованные по нужной области, и первый освободившийся берёт в работу; срок — от одного дня, стоимость по тарифу видна до регистрации, рекомендации эксперта и исправленная документация ходят внутри заявки без ограничения по числу раундов, оплата двумя частями по 50 процентов — аванс и остаток после готовности заключения, а само заключение приходит подписанным электронной подписью.

Чего делать нельзя

• Оставлять строку ответственного пустой «до найма нового». Отсутствие назначенного лица фиксируется проверкой за минуту и относится к нарушениям организационного характера, которые невозможно объяснить обстоятельствами.
• Подписывать задним числом акты проверок, которых не было. При разборе любого происшествия это превращается из формальности в отягчающее обстоятельство лично для подписавшего.
• Использовать электронную подпись уволившегося. Даже если токен остался в сейфе и «так быстрее».
• Молча переносить сроки. Перенос мероприятия по финансовым причинам — законное управленческое решение, если он оформлен приказом с компенсирующими мерами. Тот же перенос без документа — сокрытие нарушения.

Ответственность за нарушение требований промышленной безопасности установлена статьёй 9.1 КоАП РФ: для должностных лиц — штраф, при грубом нарушении — вплоть до дисквалификации, для юридических лиц — штраф или административное приостановление деятельности. Конкретные размеры и составы сверяйте по действующей редакции кодекса в справочно-правовой системе, они периодически меняются.

Что останется после первой недели

К концу недели у вас должно быть пять вещей: подписанный приказ о возложении обязанностей с согласием работника, переоформленные доступы, акт о фактическом наличии документов, сводная таблица сроков с разметкой «просрочено / горит / плановое» и зарегистрированная служебная записка руководителю с планом закрытия. Дальше начинается обычная работа, но уже на понятной картине, а не вслепую.

НПИ «Недра» помогает предприятиям пройти такой период: восстановление комплекта документов по ОПО, ревизия сроков и заключений, экспертиза промышленной безопасности с техническим диагностированием в собственной лаборатории, разработка и актуализация ПМЛА и деклараций, подготовка специалистов к аттестации. Если нужно быстро понять, что по вашему объекту просрочено и в каком порядке это закрывать, опишите ситуацию в форме заявки — инженер разберётся и предложит очерёдность работ.

Фото: blupics, Flickr, CC BY 2.0